Portal Pembekal UM

PENUTUPAN SISTEM UM PROCUREMENT & PAYMENT MANAGEMENT (E-PROCUREMENT) SERTA PELANCARAN (GO-LIVE) SISTEM FINANCIAL INFORMATION SUPPORT SYSTEM (F1RST) BAGI PORTAL PEMBEKAL
Tuan/Puan 2. Dimaklumkan bahawa mulai 14 Oktober 2024, Universiti Malaya akan mula menggunakan Sistem Financial Information Support System (F1RST) bagi menggantikan Sistem UM Procurement & Payment Management (E-Procurement) dan pelancaran sistem ini akan melibatkan tiga (3) modul berikut: (1) Modul Perolehan; (2) Modul Pembayaran; dan (3) Portal Pembekal 3. Sehubungan itu, mohon agar Tuan/Puan mengambil maklum bahawa Portal Pembekal yang digunakan untuk urusan pendaftaran pembekal, perolehan dan pembayaran Universiti Malaya akan menggunakan platform baharu ini sepenuhnya yang boleh diakses melalui https://first.um.edu.my mulai tarikh yang dinyatakan di atas. 4. Bagi tujuan ini, sistem UM Procurement & Payment Management (https://vendor.um.edu.my) sedia ada akan ditutup bermula 1 Oktober 2024. Tuan/Puan diminta untuk menyelesaikan semua sebutharga yang berada dalam tindakan pembekal, manakala bagi sebutharga yang berstatus dalam tindakan pihak di UM akan diteruskan dalam sistem F1RST. Untuk makluman, data bagi proses yang telah selesai pula masih boleh dicapai melalui platform sedia ada. 5. Selain itu, berikut adalah perubahan utama berkaitan Modul Pembekal dalam sistem F1RST: (i) Pembekal perlu melengkapkan semua maklumat pendaftaran syarikat sebagai tambahan kepada maklumat sedia ada. (ii) Tiada caj bayaran dikenakan sebagai Yuran Pendaftaran pembekal Universiti Malaya. Namun, Fi Perkhidmatan akan dikenakan kepada pembekal yang berjaya berdasarkan kadar yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan (MOF) dan tertakluk kepada pindaaan dari semasa ke semasa. Kadar fi dikenakan seperti berikut: (a) Kontrak Bukan Bermasa (one-off payment) - Kadar Fi Perkhidmatan sebanyak 0.8% dikenakan bagi setiap transaksi tertakluk kepada had maksimum berjumlah RM9,600 bagi transaksi yang bernilai RM1.2 juta atau lebih. (b) Kontrak Bermasa (multiple payment) - Kadar Fi Perkhidmatan sebanyak 0.4% dikenakan bagi setiap transaksi tertakluk kepada had maksimum berjumlah RM4,800 bagi setiap transaksi bayaran yang bernilai RM1.2 juta atau lebih. (iii) Fi Perkhidmatan akan dikira selepas potongan ke atas Invois pembekal seperti penalti, royalti, denda dan lain-lain potongan bagi transaksi tersebut (sekiranya ada). 6. Bersama ini dikemukakan maklumat Pegawai Bertanggungjawab mengenai Sistem F1RST makluman Tuan/Puan: NAMA EMAIL TELEFON Modul Perolehan Pusat Perolehan En. Mohd Anies Sazali aniessazali@um.edu.my 03-7967 4660 En. Mohd Hadi Jantan hadi@um.edu.my 03-7967 6966 En. Izzad Izzaini Fitri Rosman izzadfitri@um.edu.my 03-7967 6965 En. Hanif Sabtu aniep87@um.edu.my 03-7967 6967 Modul Pembayaran Pusat Pembayaran dan Pengurusan Dana (PPPD) Pn. Dalila Md Idris dalila@um.edu.my 03-7967 3403 Pn. Aslina Alias aslina_alias@um.edu.my 03-7967 7753 Pn. Nurul Nabilah Radzuan nabilah_radzuan@um.edu.my 03-7967 7753 Akses Pengguna/ Tetapan/ Teknikal Pusat Teknologi Kewangan (PTK) Pn. Hanadiah Supa at hanadiahs@um.edu.my 03-7967 3433 En. Muhammad Farhan Misri farhanmisri@um.edu.my 03-7967 7941 Pn. Nuryanda Jalaluddin nuryanda@um.edu.my 03-7967 3514 7. Pejabat Bendahari dengan kerjasama Jabatan Teknologi Maklumat (JTM) juga akan menyediakan manual pengguna untuk Portal Pembekal dan khidmat sokongan sepanjang tempoh peralihan ini. Perkembangan terkini akan dimaklumkan dari masa ke masa kepada pembekal. Sekian, terima kasih.

PENUTUPAN SISTEM UM PROCUREMENT & PAYMENT MANAGEMENT (E-PROCUREMENT) SERTA PELANCARAN (GO-LIVE) SISTEM F1RST BAGI MODUL PEROLEHAN, MODUL PEMBAYARAN DAN PORTAL PEMBEKAL
YBhg. Dato’ Seri/Datuk/Dato’/Profesor/Profesor Madya/Dr./Tuan/Puan, Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa Sistem F1RST yang dibangunkan untuk menggantikan Sistem Pengurusan Perolehan & Pembayaran UM (e-Procurement) akan dilancarkan pada 14 Oktober 2024 (Isnin) melalui capaian https://first.um.edu.my. Ia akan melibatkan tiga (3) modul seperti berikut: (1) Modul Perolehan; (2) Modul Pembayaran; dan (3) Portal Pembekal Pelancaran modul-modul ini merupakan kesinambungan kepada Modul Bajet yang telah digunakan mulai Oktober 2019 seterusnya melengkapkan projek pembangunan Sistem F1RST sebagai sistem sokongan kewangan Universiti Malaya. 3. Sehubungan itu, mohon agar YBhg. Dato’ Seri/Datuk/Dato’/Profesor/Profesor Madya/Dr./Tuan/Puan dapat mengambil maklum bahawa urusan perolehan dan pembayaran melalui tiga (3) modul tersebut akan menggunakan platform baharu sepenuhnya mulai tarikh yang dinyatakan di atas. 4. Bagi tujuan ini, Sistem Pengurusan Perolehan & Pembayaran UM (e-Procurement) sedia ada akan ditutup mulai 1 Oktober 2024 (Selasa) bagi membolehkan Jabatan Teknologi Maklumat (JTM) melaksanakan proses migrasi data dan sebagainya. 5. Pejabat Bendahari dengan kerjasama Jabatan Teknologi Maklumat (JTM) telah dan sentiasa daripada masa ke masa memberikan latihan dan khidmat sokongan sepanjang tempoh peralihan ini, manakala manual pengguna boleh diakses daripada Sistem F1RST sebagai rujukan warga kampus. Sekian, terima kasih.

MAKLUMAN MENGENAI PEMALSUAN EMEL BERKAITAN PEROLEHAN
Universiti Malaya (UM) sekeras-kerasnya menafikan Borang Pesanan (PO) yang dikeluarkan oleh seorang penama “Rusnah Muhamad” yang menghantar melalui emel procurement-dept_um.edu.my@outlook.com. UM ingin menegaskan bahawa individu tersebut tidak memegang sebarang jawatan di UM, dan kami tidak pernah mengamanahkan mana-mana syarikat atau individu sebagai perantara (Proxy) untuk sebarang projek perolehan di UM. UM turut menasihatkan agar semua pihak berhati-hati dan mengelakkan sebarang urusan dengan pihak yang disebut. Ini berikutan, pihak UM hanya berurusan secara atas talian melalui sistem UM Procurement and Payment Management. Ingin menegaskan bahawa pihak UM tidak akan bertolak ansur dengan mana-mana pihak sekiranya mereka didapati menggunakan nama dan logo UM tanpa kebenaran dan akan mengambil tindakan sewajarnya termasuk tindakan undang-undang jika didapati bersalah. Jika ada pihak yang menerima sebarang dokumen perolehan/tender atau emel berkenaan projek perolehan UM, sila lakukan semakan lanjut dengan Pusat Perolehan, Jabatan Perkhidmatan Kewangan melalui emel di unit_perolehan@um.edu.my atau hubungi 03 7967 4660/ 6965/ 6966/ 6967.

PEMAKLUMAN BERKAITAN PRESTASI PEMBAYARAN KEPADA PEMBEKAL
Universiti Malaya komited dalam memastikan pembayaran dilaksanakan dengan cepat dan efisien selaras dengan Objektif Kualiti Pembayaran. Prestasi pembayaran yang dilakukan dalam masa 7 hari selepas dokumen lengkap diterima adalah 98.15% bagi tahun 2022 dan 98.61% bagi tahun 2023 (Januari – Jun 2023).

NOTIS PEMBERITAHUAN SYARAT MENGHADIRI LAWATAN TAPAK BAGI SEBUTHARGA/TENDER UNIVERSITI MALAYA
Adalah dimaklumkan bahawa berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Malaysia; PK2.1 - PERIHAL UMUM, Perkara 8.12 (viii) telah menetapkan bahawa: "Hanya Pegawai/Pekerja yang diluluskan oleh Syarikat untuk Pengurusan Perolehan Kerajaan di dalam Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat Kementerian Kewangan, Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK), Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK), Sijil PUKONSA, Sijil UPKJ boleh menghadiri lawatan tapak/premis atau sesi taklimat sebutharga/tender dan kontraktor/syarikat TIDAK BOLEH mewakilkan pegawai lain." Sehubungan itu, pihak tuan/puan adalah diminta untuk mematuhi peraturan yang ditetapkan berkenaan dan kontraktor/pembekal yang gagal memenuhi syarat yang ditetapkan tersebut TIDAK DIBENARKAN untuk menyertai mana-mana lawatan tapak yang diadakan. Sila bawa bersama sijil berkaitan serta Kad Pengenalan semasa sesi lawatan tapak/ taklimat sebut harga/ tender untuk tujuan pengesahan.

NOTIS PEMBERITAHUAN PELAKSANAAN CUKAI JUALAN & PERKHIDMATAN (SST).
Seperti tuan/ puan sedia maklum, Cukai Barang & Perkhidmatan (CBP)/ Goods & Services Tax (GST) telah dimansuhkan dan digantikan dengan Cukai Jualan dan Perkhidmatan (SST) berkuatkuasa mulai 1 September 2018. Selaras dengan peralihan GST kepada SST, pihak Universiti Malaya (UM) telah menetapkan tarikh akhir untuk mengemukakan tuntutan GST adalah pada 31 Disember 2018. Sehubungan itu, pihak tuan/puan hendaklah mengemukakan inbois beserta GST selewatnya pada 30 November 2018 bagi membolehkan bayaran dibuat sebelum 31 Disember 2018. Sebarang inbois beserta GST selepas tarikh tersebut tidak akan dipertimbangkan. Bagi tawaran pembekalan/ perkhidmatan/ kerja mulai 1 September 2018, tuan/ puan perlu memastikan jumlah harga tawaran yang dikemaskini dalam sistem adalah termasuk jumlah SST sehingga satu tarikh yang akan dimaklumkan kemudian. Untuk maklumat lanjut, sila hubungi pihak Bahagian Pengurusan Dana & Kawalan Kredit Jabatan Bendahari melalui emel bursar_endowtax@um.edu.my.

PEMBERITAHUAN
Universiti Malaya tidak terikat untuk menerima sebutharga/tender yang terendah atau mana-mana sebutharga/tender dan tiada penjelasan akan diberikan kepada mana-mana penyebutharga/petender yang tidak berjaya atau ditolak. University Malaya does not bind itself to accept the lowest or any tender and no reason will be given for rejecting any tender.

NOTIS PENGEMASKINIAN MAKLUMAT BANK BAGI TUJUAN BAYARAN

Tuan/Puan,

Dimaklumkan bahawa pihak UM akan melaksanakan semakan data nama syarikat, nombor akaun bank dan nombor pendaftaran syarikat adalah tepat sebelum bayaran dibuat oleh pihak Bank.

Tuan/puan diminta untuk memastikan maklumat di bawah yang didaftarkan di bank adalah selaras dengan maklumat yang didaftarkan dengan UM, bagi mengelakkan kegagalan dalam urusan pembayaran:
i. Nama Syarikat
ii. Nombor Akaun bank dan
iii. Nombor Pendaftaran Syarikat.

Sekiranya terdapat perbezaan data, sila layari laman web vendor untuk pengemaskinian data.

Kerjasama pihak tuan/puan dalam perkara ini amat dihargai.
Terima kasih.

Jabatan Bendahari,
Universiti Malaya,
30 Ogos 2016.

SILA TUNGGU SEBENTAR

PLEASE WAIT A MOMENT